Privacy­verklaring

01 Wie zijn wij?

Tennisles Amstelveen is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Officiële bedrijfsnaam

Robijn Tennis Company B.V.

Handelsnaam

Tennisles Amstelveen / Tennisschool Amstelveen

Adres

Amsterdamseweg 454, 1181 BW Amstelveen

KvK-nummer

52378810

E-mail

robijntenniscompany@gmail.com

Website

www.tennislesamstelveen.nl

Ouderportaal

mijn.tennislesamstelveen.nl

In deze verklaring gebruiken wij verder de naam “Tennisles Amstelveen”.

02 Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor:

• ouders en verzorgers die een kind inschrijven;
• kinderen die worden ingeschreven voor tennislessen, activiteiten, competities, kampen of andere pakketonderdelen;
• volwassen leerlingen en andere klanten;
• gebruikers van onze websites en het ouder- of leerlingenportaal;
• personen die telefonisch, per e-mail of op een andere manier contact met ons opnemen.

Wanneer een ouder of verzorger gegevens van een kind aan ons verstrekt, gaan wij ervan uit dat deze persoon bevoegd is om het kind in te schrijven en de gegevens met ons te delen.

03 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst of activiteit kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

Gegevens van de ouder of verzorger

• voor- en achternaam;
• adres, postcode en woonplaats;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• account- en inloggegevens van het ouderportaal;
• correspondentie, interne portaalberichten en contactgeschiedenis;
• pakketkeuzes, factuurgegevens, betaalwijze en betaalstatus.

Gegevens van het kind

• voor- en achternaam;
• geboortedatum;
• huidige balkleur, tenniservaring of niveau-indicatie;
• beschikbaarheid en voorkeuren voor lesdagen en lestijden;
• voorkeur om bij een bepaalde trainer, vriend, vriendin of groep te worden ingedeeld;
• gekozen lessen, activiteiten, competities, kampen en andere pakketonderdelen;
• lesindeling, locatie, trainer, groep en deelname- of pakketstatus;
• opmerkingen die de ouder of verzorger bij de inschrijving of gedurende het seizoen doorgeeft.

Technische gegevens

Bij gebruik van onze websites en het portaal kunnen wij beperkte technische gegevens verwerken, zoals:

• datum en tijd van een inschrijving of inlogpoging;
• browser- en apparaatgegevens;
• beveiligings- en systeemloggegevens;
• gegevens die nodig zijn om misbruik, dubbele inzendingen en technische problemen te voorkomen of te onderzoeken.

Wij proberen deze gegevens zoveel mogelijk te beperken en slaan via het inschrijfformulier niet onnodig een volledig IP-adres op.

04 Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

De meeste gegevens ontvangen wij rechtstreeks van de ouder, verzorger, leerling of klant, bijvoorbeeld:

• via het eigen inschrijfformulier;
• via het ouder- of leerlingenportaal;
• via e-mail, telefoon of persoonlijk contact;
• via een bestaand Jotform-inschrijfformulier zolang dit nog als inschrijfroute wordt gebruikt;
• wanneer een pakket wordt samengesteld op onze website;
• bij betaling of facturatie.

In sommige gevallen ontvangen wij noodzakelijke gegevens van een tennisvereniging, locatiepartner of andere samenwerkingspartner. Als dat gebeurt, verwerken wij alleen de gegevens die nodig zijn voor het afgesproken doel.

05 Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het ontvangen, controleren en verwerken van inschrijvingen;
• het aanmaken en beheren van een ouder- of leerlingenaccount;
• het koppelen van meerdere kinderen aan één ouderaccount;
• het samenstellen, controleren en bevestigen van een gekozen pakket;
• het indelen van leerlingen op basis van leeftijd, niveau, balkleur en beschikbaarheid;
• het organiseren en uitvoeren van tennislessen, competities, kampen, toernooien en andere activiteiten;
• communicatie over de inschrijving, pakketstatus, lesindeling, wijzigingen, betalingen en activiteiten;
• het opstellen en verzenden van facturen en het bijhouden van de betaalstatus;
• klantenservice, beantwoording van vragen en afhandeling van klachten;
• beheer, beveiliging, onderhoud en verbetering van onze websites en het portaal;
• het voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik, dubbele inschrijvingen en beveiligingsincidenten;
• het voldoen aan fiscale, administratieve en andere wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere, onverenigbare doelen zonder betrokkenen daarover vooraf te informeren.

06 Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie gebruiken wij:

Voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst

De verwerking is noodzakelijk om een inschrijving te beoordelen, tennislessen of activiteiten te verzorgen, een pakket uit te voeren, toegang tot het portaal te geven en hierover te communiceren.

Wettelijke verplichting

Wij moeten bepaalde financiële en administratieve gegevens bewaren en kunnen verplicht zijn gegevens aan bevoegde overheidsinstanties te verstrekken.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken voor een goede bedrijfsvoering, beveiliging van het portaal, voorkoming van misbruik, het bijhouden van noodzakelijke communicatie en het behandelen van vragen of geschillen. Daarbij wegen wij ons belang af tegen de privacybelangen van de betrokkenen.

Toestemming

Wanneer verwerking niet noodzakelijk is voor onze dienstverlening, vragen wij waar nodig afzonderlijke toestemming. Dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van promotionele communicatie of het publiceren van herkenbare foto’s of video’s. Toestemming is vrijwillig en kan altijd worden ingetrokken. Intrekking heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

07 Foto’s, video’s en promotionele communicatie

Inschrijving voor tennisles betekent niet automatisch dat toestemming wordt gegeven voor publicatie van herkenbare foto’s of video’s.

Als wij toestemming nodig hebben voor het gebruik van beeldmateriaal, vragen wij deze afzonderlijk en duidelijk. Weigeren of later intrekken van deze toestemming heeft geen gevolgen voor deelname aan lessen of activiteiten.

Serviceberichten over een inschrijving, pakket, factuur, betaling, lesindeling of activiteit zijn onderdeel van onze dienstverlening. Voor nieuwsbrieven of andere losstaande commerciële berichten vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk nodig is en bieden wij een eenvoudige afmeldmogelijkheid.

08 Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met:

• trainers en medewerkers die de gegevens nodig hebben voor de lesuitvoering of indeling;
• de betrokken tennisvereniging of locatiepartner, waaronder TV Amsterdamse Bos, wanneer dat noodzakelijk is voor bijvoorbeeld lidmaatschap, baanplanning, competitie of een activiteit;
• aanbieders van website-, WordPress-, hosting-, back-up- en portaalvoorzieningen;
• aanbieders die onze functionele e-mails verwerken en afleveren;
• Exact Online en eventuele administratieve of boekhoudkundige dienstverleners voor facturatie en financiële administratie;
• Jotform, zolang wij Jotform nog als alternatieve inschrijfroute gebruiken;
• professionele adviseurs, zoals een accountant, boekhouder, jurist of verzekeraar, voor zover noodzakelijk;
• overheidsinstanties of toezichthouders wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Externe partijen ontvangen alleen de gegevens die zij voor hun taak nodig hebben. Wanneer een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid, gebruik en verwijdering van gegevens.

09 Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige wettelijke doorgiftegrond bestaat en passende waarborgen worden gebruikt, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Voor vragen over de gebruikte waarborgen kunt u contact met ons opnemen.

10 Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak een langere termijn vereist.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

• Niet-verwerkte of geannuleerde inschrijvingen: maximaal één jaar na afloop van het betreffende seizoen;
• Leerling-, pakket-, les- en portaalgegevens: gedurende de klantrelatie en maximaal twee jaar na afloop van het laatste seizoen waaraan de leerling deelnam;
• Gewone correspondentie en interne portaalberichten: zolang noodzakelijk voor de dienstverlening en in beginsel maximaal twee jaar na afloop van het laatste seizoen;
• Technische beveiligings- en systeemloggegevens: in beginsel maximaal zes maanden, tenzij gegevens langer nodig zijn voor onderzoek naar een concreet incident;
• Financiële administratie en facturen: minimaal zeven jaar, voor zover dit op grond van de fiscale bewaarplicht noodzakelijk is;
• Bewijs van gegeven of ingetrokken toestemming: zolang nodig is om aan te tonen dat wij de betreffende keuze correct hebben verwerkt en eventuele geschillen daarover te behandelen.

Wanneer gegevens voor verschillende doelen worden gebruikt, kan voor een gedeelte van de gegevens een langere termijn gelden. Zo kunnen wij een portaalaccount verwijderen of anonimiseren, terwijl noodzakelijke factuurgegevens vanwege de wettelijke bewaarplicht bewaard blijven.

11 Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongewenste wijziging of openbaarmaking. Hierbij kunt u denken aan:

• persoonlijke accounts en beveiligde wachtwoordinstelling;
• toegangsrechten op basis van rollen;
• beperking van toegang tot personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben;
• beveiligde verbindingen, updates en back-ups;
• controles op misbruik, dubbele verwerking en onbevoegde beheeracties;
• afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid met leveranciers.

Geen enkel digitaal systeem is volledig zonder risico. Wanneer zich ondanks de maatregelen een beveiligingsincident voordoet, handelen wij dit af volgens de toepasselijke regels voor datalekken.

12 Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking.

Het formulier en portaal kunnen wel automatisch pakketbedragen berekenen, gegevens ordenen, dubbele inzendingen signaleren en statussen tonen. Een beheerder controleert en verwerkt de inschrijving voordat een ouderaccount en leerlingrecord worden aangemaakt of de inschrijving definitief wordt bevestigd.

13 Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen;
• gegeven toestemming in te trekken;
• informatie te ontvangen over de manier waarop wij uw gegevens verwerken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar robijntenniscompany@gmail.com . Vermeld daarbij duidelijk op welk account, welke ouder en welk kind het verzoek betrekking heeft. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit en bevoegdheid van de verzoeker zorgvuldig vast te stellen.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. In bijzondere of complexe situaties kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Sommige gegevens kunnen wij niet direct verwijderen, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt of gegevens noodzakelijk zijn voor een lopend geschil.

14 Klacht indienen

Heeft u een vraag of klacht over het gebruik van persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via robijntenniscompany@gmail.com , zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15 Cookies en websitegebruik

Onze websites kunnen functionele en beveiligingscookies gebruiken die nodig zijn om de website en het portaal goed te laten werken, bijvoorbeeld voor inloggen, sessiebeheer en beveiliging.

Als wij analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies gebruiken waarvoor toestemming nodig is, plaatsen wij deze pas nadat daarvoor toestemming is gegeven. Nadere informatie over de cookies die daadwerkelijk op onze websites worden gebruikt, wordt opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring of cookiemelding.

16 Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij bestaande gebruikers waar dat passend is via e-mail of het portaal.